ZFŚS w 2009 r. - jak dysponować środkami funduszu!
Okres wakacyjny tuż, tuż Coraz częściej będziemy więc sięgać do środków ZFŚS. Warto zatem wiedzieć, na jakie cele można je przeznaczać, a co jest absolutnie niedozwolone
oraz jak prawidłowo sformułować regulamin funduszu, aby nie był sprzeczny z ustawą.
Nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć ZFŚS
Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spoczywa na pracodawcach, którzy na dzień 1 stycznia
danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcach ze sfery budżetowej - bez względu na liczbę pracowników. Pracodawcy prywatni zatrudniający co
najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą jednak zrezygnować z tworzenia funduszu - wystarczy, że
odpowiednie regulacje zostaną zawarte w układzie zbiorowym pracy, a jeśli pracownicy nie są objęci takim układem - w regulaminie wynagradzania.
Środki ZFŚS - wyłącznie na działalność socjalną
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - jak sama nazwa wskazuje - jest funduszem socjalnym. Środki ZFŚS można przeznaczać wyłącznie na działalność socjalną, czyli:
- usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej - pod tym pojęciem mieści się:
- wypoczynek organizowany przez zakład pracy,
- wypoczynek organizowany przez pracownika lub inne osoby uprawnione we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą),
- obozy i kolonie dla dzieci i młodzieży,
- imprezy kulturalne (przedstawienia teatralne i operowe, seanse kinowe, występy artystyczne) oraz zakup biletów i wejściówek na takie imprezy,
- imprezy sportowe, turnieje, zakup karnetów na basen, siłownię, aerobik, itp.;
- usługi świadczone przez pracodawców na rzecz opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (od 1 stycznia 2009 r.):
- tworzenie zakładowych placówek opiekuńczych dla najmłodszych (zakup, budowa, dzierżawa, adaptacja i przystosowanie pomieszczeń na potrzeby takich placówek),
- dopłaty do czesnego za pobyt dziecka w żłobkach, przedszkolach publicznych i niepublicznych oraz innych form wychowania przedszkolnego;
- udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową:
- świadczenia rzeczowe (np. wyprawka do szkoły, sprzęt AGD) i pieniężne (np. zapomogi losowe), pożyczki lub pomoc bezzwrotna na cele mieszkaniowe (na remont lub zakup mieszkania).
| Uwaga: nie traktuj ZFŚS jak funduszu okolicznościowego! Nie przeznaczaj jego środków na np. prezenty z okazji Dnia Kobiet czy Dnia Dziecka. |
Środków ZFŚS nie można przeznaczać przykładowo na:
- firmowe imprezy integracyjne - takie imprezy, co do zasady, nie powinny być finansowane ze środków funduszu: nie sposób bowiem określić dokładnie ile osób bierze udział w takiej imprezie, a tym samym - nie ma zastosowania kryterium socjalne (wiąże się ono z indywidualną oceną sytuacji każdej osoby uprawnionej),
- spotkania świąteczne ("firmowe jajeczko", spotkanie wigilijne) oraz służbowe spotkania pracownicze, narady,
- ślub, narodziny dziecka - trudno w takim przypadku powiązać sytuację socjalną osoby uprawnionej z danym zdarzeniem; oczywiście narodziny dziecka nie wykluczają przyznania osobie uprawnionej np. zapomogi, jednak nie można w regulaminie ZFŚS zawrzeć zapisu, który przyznaje prawo do zapomogi pieniężnej wszystkim pracownikom, którym urodziło się dziecko, trudno bowiem takie zdarzenie zakwalifikować jako zdarzenie losowe, które w znaczny sposób wpłynęło na pogorszenie się sytuacji socjalnej osoby uprawnionej (w przeciwieństwie np. do pożaru, zalania mieszkania, śmierci lub długotrwałej choroby współmałżonka),
- prezenty pożegnalne dla pracowników odchodzących z zakładu pracy np. na emeryturę lub rentę.
Regulamin to podstawa - zadbaj o jego zapisy
Podstawy tworzenia i dysponowania środkami ZFŚS określa ustawa, jednak szczegółowe zasady i tryb rozdzielania
środków funduszu, a także szczegółowe warunki przyznawania poszczególnych świadczeń powinny być określone w regulaminie
funduszu. Należy pamiętać, że regulamin funduszu musi być uzgodniony ze związkami zawodowymi, a jeśli nie działają one u pracodawcy - z przedstawicielem załogi wybranym do reprezentowania jej
interesów.
Co należy zawrzeć w regulaminie?
krąg uprawnionych - ostrożnie z ograniczeniami!
Jednym z elementów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest wskazanie kręgu osób uprawnionych do
korzystania z funduszu. Regulując te kwestie należy pamiętać, że:
formy działalności socjalnej finansowane z ZFŚS
Warto pamiętać, że regulamin może przewidywać, iż środki zgromadzone na rachunku funduszu będą przeznaczane u danego pracodawcy tylko na wybrane formy działalności socjalnej. Przykładowo, można
zastrzec w regulaminie, że środki ZFŚS przeznacza się na dofinansowanie do wypoczynku oraz zapomogi z tytułu zdarzeń
losowych i pożyczki na cele mieszkaniowe.
szczegółowe zasady i warunki przyznawania świadczeń
Tworząc regulamin ZFŚS warto zadbać o precyzyjne zapisy dotyczące warunków przyznawania i wypłacania określonych
świadczeń. Biorąc pod uwagę fakt, że jedynym dopuszczalnym kryterium rozdzielania środków funduszu jest kryterium socjalne - bardzo często wysokość przysługujących świadczeń określana jest w oparciu
o dochód na 1 członka rodziny osoby uprawnionej (załącznik do regulaminu może stanowić np. wzór stosownego oświadczenia pracownika).
| Uwaga: Dla celów ZFŚS można żądać od pracownika informacji o zarobkach (patrz wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99) |
W regulaminie należy określić dokumenty, na podstawie których będą przyznawane i wypłacane świadczenia z funduszu, a także - termin ich wypłaty (w przypadku dopłat do wypoczynku z ZFŚS nie obowiązuje zasada, jak przy wypłacie świadczenia urlopowego, że musi być ono postawione do dyspozycji pracownika
najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem przez niego urlopu wypoczynkowego w określonym ustawowo wymiarze). Należy również określić formę, w jakiej dane świadczenia będą pozostawiane do
dyspozycji osób uprawnionych. Zdarzają się bowiem sytuacje, że pracodawca - zamiast np. bonów przewidzianych w regulaminie - chce przekazać pracownikom świadczenie pieniężne ze środków ZFŚS. Jeśli jednak regulamin nie przewiduje takiej formy wypłaty - postępowanie to będzie niezgodne z przepisami.
Jedyne kryterium - kryterium socjalne
Dysponowanie środkami funduszu powinno odbywać się na podstawie kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W tym zakresie regulamin funduszu nie może
wprowadzać dodatkowych "warunków" otrzymania świadczenia. Niedopuszczalne są zatem takie zapisy w regulaminie ZFŚS
uzależniające przyznanie świadczenia, jak:
- wymiar zatrudnienia - ograniczanie prawa do świadczeń i usług funduszu dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, nie można również stosować zasady proporcjonalności wysokości świadczenia do wymiaru zatrudnienia (ustawa jednoznacznie stanowi, że "Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu"),
- staż pracy - prawo pracownika do korzystania ze świadczeń z ZFŚS powstaje w momencie nawiązania stosunku pracy, nie można zatem ograniczać go nakładając dodatkowe kryterium zakładowego lub ogólnego stażu pracy.
Kto przyznaje świadczenia z ZFŚS?
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi, że administratorem środków funduszu jest pracodawca,
zatem to on powinien rozdzielać świadczenia z funduszu. Często jednak można spotkać się z tzw. komisjami socjalnymi funkcjonującymi w zakładach pracy, które w imieniu pracodawcy oceniają wnioski osób
uprawnionych i przyznają poszczególne świadczenia. Warto podkreślić, że komisje socjalne nie mają żadnego umocowania w przepisach. Mogą one funkcjonować w zakładach pracy - ale jako organ pomocniczy
i doradczy. Jeśli natomiast mają również przyznawać świadczenia z ZFŚS - muszą posiadać stosowne upoważnienie.
Jedynie w zakładach, gdzie działają związki zawodowe mają one - na mocy ustawy o związkach zawodowych - prawo do współuczestniczenia w przyznawaniu świadczeń z ZFŚS. W takim przypadku świadczenia z
ZFŚS są przyznawane przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.
Podstawa prawna:
- » art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 3 ust. 1, ust. 2, ust. 3b, ust. 5a, art. 8 ust. 1, ust. 2, art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, ze zm.),
- » art. 27 ust. 1, ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854, ze zm.).
