8 najczęściej popełnianych błędów w harmonogramach czasu pracy

Harmonogram czasu pracy określa poszczególne dni i godziny pracy pracowników. Jest bardzo ważnym elementem organizacji czasu i jego tworzenie podlega określonym regułom. Niestety zdarza się, że pracodawcy traktują go swój prywatny świstek papieru, który można dowolnie zmieniać. Wskutek tego inspektorzy podczas kontroli znajdują w nich sporo błędów.

BŁĄD 1: brak harmonogramu przy pracy świadczonej w podstawowym systemie czasu pracy

Obowiązek tworzenia harmonogramu czasu pracy nie wynika z Kodeksu pracy, lecz jest rezultatem konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy. Dlatego należy przyjąć, że jego ustalanie koniecznie jest wtedy, gdy pracownicy świadczą pracę w "nieregularnej" organizacji czasu pracy, czyli gdy ich czas pracy przypada w różnych dniach lub chociażby w różnych godzinach pracy. Może to dotyczyć każdego systemu czasu pracy.

Przykład 1
Pracownicy świadczą pracę w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00. Taki rozkład czasu pracy wynika z regulaminu pracy obowiązującego w firmie.
W takiej sytuacji zatem - gdy rozkład czasu pracy zawarty został w regulaminie w taki sposób, ze pracownicy nie mogą mieć wątpliwości co do dni i godzin świadczenia pracy - nie ma konieczności sporządzania harmonogramu czasu pracy. Powtarzałby on bowiem tylko to, co jest zawarte w regulaminie.

Przykład 2
Pracownicy świadczą pracę w systemie podstawowym w godz. 8.00-16.00. Dni ich pracy wypadają jednak różnie, gdyż firma funkcjonuje także w soboty, niedziele i święta.
W takim przypadku organizacja czasu pracy nie ma charakteru stałego, a zatem pracownik nie jest w stanie sam ustalić, kiedy wypadają dni jego pracy, a kiedy dni wolne. Dlatego w takiej sytuacji konieczne jest ustalanie harmonogramu dla tych pracowników.

BŁĄD 2: niedostateczna szczegółowość harmonogramu przy pracy w niedziele i święta

Harmonogram czasu pracy pracownika świadczącego pracę także w niedziele i święta musi zawierać informacje wskazujące na to, który dzień wolny jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Jeżeli bowiem nie będzie wiadomo z jakiego tytułu jest udzielany pracownikowi dzień wolny, nie będzie również wiadomo, jak zrekompensować prace w danym dniu. Inaczej bowiem rekompensujesz pracę w niedzielę, inaczej w święto, a jeszcze inaczej w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. W sytuacji, gdy z harmonogramu nie wynika, czy dany dzień jest udzielony za pracę w sobotę, niedzielę, czy święto, nie jest możliwa ocena, czy pracownik otrzymał dodatkowy dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto w terminie określonym w art. 151¹¹§ 1 kp.

Konieczność zamieszczania takich informacji wynika też z faktu, że uprawnienia pracownika świadczącego prace w dniu wolnym różnią się w zależności od tego, czy dzień wolny w którym pracował był dniem harmonogramowo wolnym od pracy (np. w systemie równoważnym), dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, czy też dniem wolnym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

BŁĄD 3: nieprawidłowe ustalenie dni pracy w poszczególnych tygodniach

Jedną za zasad regulujących czas pracy pracownika jest zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Oznacza to, że liczba dni pracy poszczególnych tygodniach nie została określona w sposób sztywny, a co za tym idzie - może być ona w poszczególnych tygodniach okresu rozliczeniowego zróżnicowana. Ważne jedynie, aby w ogólnym rozrachunku obejmującym cały okres rozliczeniowy przeciętna liczba dni pracy w tygodniu nie przekraczała 5.

Możliwe jest więc takie skonstruowanie harmonogramu, aby pracownik świadczył pracę w jednym tygodniu np. przez 6 dni, a w innym przez 4 (w ramach tego samego okresu rozliczeniowego). Niemożliwe jest natomiast polecenie pracownikowi pracy w jednym tygodniu przez 7 dni, a w innym zaś przez 3. Praca przez 7 dni w tygodniu wyklucza bowiem zachowanie 35-godz. nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego i jest niedopuszczalna.

BŁĄD 4: tworzenie harmonogramu na poszczególne części okresu rozliczeniowego

Okres rozliczeniowy jest to okres, w ramach którego pracodawca dokonuje rozliczenia czasu pracy poszczególnych pracowników. W obrębie okresu rozliczeniowego czas pracy jest również planowany, a planowanie czasu pracy to nic innego jak ustalanie obowiązującego wymiaru i "rozkładanie" go na poszczególne dni i godziny w danym okresie rozliczeniowym.

Nie jest więc możliwe, szczególnie przy dłuższych okresach rozliczeniowych, planowanie harmonogramu na poszczególne części okresu rozliczeniowego, np. co miesiąc w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym (poza konkretnymi sytuacjami dopuszczonymi przez przepisy prawa, np. rozkłady czasu pracy kierowców są dla nich ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie - art. 11 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Dawałby to bowiem pracodawcy możliwość obchodzenia przepisów o czasie pracy. Mógłby bowiem ustalać kolejne harmonogramy na ten sam okres rozliczeniowy tak, aby uniknąć "niewygodnych" konsekwencji, takich jak np. udzielanie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy czy wypłata wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Harmonogram twórz więc od razu na cały okres rozliczeniowy.

BŁĄD 5: nieprawidłowe ustalenie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego

Ustalając harmonogram dla kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego, nie trzeba dążyć do tego, aby liczba godzin pracy w każdym miesiącu była równa. W każdym miesiącu liczba ta może się różnić. Ważne, aby ogólny wymiar czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym się zgadzał. Przykładowo, w okresie rozliczeniowym październik, listopad, grudzień 2007 r. pracownik powinien był przepracować 504 godziny, a to w jaki sposób były one rozłożone w ciągu tych 3 miesięcy zależało od potrzeb pracodawcy. Należy jedynie pamiętać, aby czas pracy pracownika rozplanowany był w sposób uwzględniający obowiązujące pracownika normy czasu pracy, zasady organizacji czasu pracy wynikające z danego systemu czasu pracy, dobowe i tygodniowe odpoczynki oraz odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy.

BŁĄD 6: niezapełnienie pracownikowi odpowiedniej liczby godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego

W każdym tygodniu pracy trzeba zapewnić pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku Co do zasady powinien on przypadać w niedzielę, jeśli takie rozwiązanie jest możliwe.

Wyjątek 1 w przypadku zmianowej organizacji czasu pracy, gdy pracownik przechodzi na inną zmianę (zwłaszcza z późniejszej na wcześniejszą) tygodniowy okres odpoczynku może zostać skrócony do 24 godzin.

Wyjątek 2 w przypadku, gdy zachodzi konieczność pracy w godzinach nadliczbowych, ale tylko z powodu prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub usunięcia awarii, odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony do 24 godzin. Skrócenie odpoczynku nie jest możliwe, gdy konieczność pracy nadliczbowej wynika z potrzeb pracodawcy.

Uwaga!
Nie trzeba zapewniać 35-godz. odpoczynku, jeśli okres rozliczeniowy kończy się w środku tygodnia pracy. Odpoczynek tygodniowy musi być bowiem udzielony w każdym tygodniu pracy, który oznacza 7 kolejnych dni, poczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeśli zatem dany okres rozliczeniowy kończy się przed upływem jakiegoś miesiąca pracy (np. październik), a więc przed upływem 7 dni, to nie można w takim przypadku mówić o tygodniu pracy. W zawiązku z tym za ten "nieskończony" tydzień odpoczynek tygodniowy nie przysługuje.

Przykład
Pracownik pracuje w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W październiku 2007 r. pracodawca miał obowiązek zapewnić mu 35-godz. odpoczynek tygodniowy w następujących tygodniach pracy: 1 - 7 października, 8 - 14 października, 15 - 21 października oraz 22 - 28 października. Za okres 29 - 31 października taki odpoczynek nie przysługiwał, ponieważ nie tworzył on pełnego tygodnia pracy. Kolejnym pełnym tygodniem pracy, w którym trzeba będzie udzielić pracownikowi odpoczynku tygodniowego będzie okres 1 - 7 listopada.

BŁĄD 7: nieprawidłowa modyfikacja obowiązującego harmonogramu

Harmonogramy czasu pracy nie mogą być dowolnie zmieniane przez pracodawcę. Ich modyfikacja możliwa jest tylko w przypadku wystąpienia szczególnych, wcześniej nieprzewidzianych okoliczności, które "wymuszają" na pracodawcy zmianę rozkładu czasu pracy pracowników. Do takich okoliczności należą np. choroba pracownika lub nieoczekiwany urlop na żądanie. Konieczność zapewnienia zastępstwa za takiego pracownika oznacza, że jego harmonogram musi w takiej sytuacji ulec zmianie. Zmiana harmonogramu nie jest natomiast dopuszczalna, gdy jej głównym celem jest "zredukowanie" pracy nadliczbowej. Takie działanie stanowi bowiem obejście przepisów o czasie pracy.

Przykład
Pracownicy są zatrudnieni w systemie równoważnym. Raz pracują po 12 godz., innym razem 4 godz.. Zdarza się nieraz, że w dniu, w którym pracownik miał pracować 4 godz. szef każe mu zostać na 12 godz.. Czy w takiej sytuacji można zmienić harmonogram, tak aby w tym dniu miał ustalone 12 godz., a w dniu, w którym miał pracować 12 godz. przyjdzie na 4?
Nie. Taka zmiana harmonogramu jest niedopuszczalna. W ten sposób pracodawca stara się bowiem uniknąć powstania godzin nadliczbowych, za które pracownik ma prawo do rekompensaty, a której nie może być pozbawiony przez "zapobiegawczą" zmianę harmonogramu przez pracodawcę.

BŁĄD 8: ustalenie nieodpowiedniej liczby dni wolnych od pracy

Jeżeli pracownik pracuje także w niedziele i święta, tworząc harmonogram trzeba pamiętać o zapewnieniu pracownikowi odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy w liczbie odpowiadającej co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy przypadających w danym okresie rozliczeniowym.

Co oznacza "dzień wolny"? - w tej kwestii są różne interpretacje, jednak ta najczęściej stosowana przez pracodawców i - co ważniejsze - tolerowana przez PIP mówi, że są to kolejne 24 godziny przypadające bezpośrednio po zakończonej zmianie (zdaniem Ministerstwa Pracy natomiast są to 24 kolejne godziny przypadające po zakończeniu doby pracowniczej). Różnica między nimi jest taka, ze stosując metodę Ministerstwa pracodawca często nie jest w stanie zaplanować w harmonogramie liczby godzin pracy wynikającej z wymiaru w danym okresie rozliczeniowym, a za nieprzepracowany w związku z tym czas i tak musi wypłacić wynagrodzenie. Jest to więc metoda mało "ekonomiczna".

Ważne!
Nieprawidłowe ustalenie harmonogramu czasu pracy, a co za tym idzie, naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem i podlega karze grzywny.

Podstawa prawna: